تتكون الإدارة العامة للعمليات للمجموعة من ستة أقسام وهي إدارة المشتريات والمرافق؛ والتسويق؛ وتجربة العملاء؛ والخدمات المشتركة؛ وتقنية المعلومات؛ ومكتب إدارة مشاريع الشركة.
تتمتع العمليات في المجموعة بإشرافٍ عام استراتيجي كما هي الحال في إدارة تقنية المعلومات. تصاغ أنشطة تطوير الشركات التابعة فيما يخص العمليات التشغيلية عبر عملية مماثلة لتقنية المعلومات. وتؤثر العمليات التشغيلية للمجموعة على المبادرات المنفذة في إطار جميع الركائز الاستراتيجية السبعة. ويوجد ارتباط وثيق بين إدارة تقنية المعلومات والعمليات وإدارة الاستراتيجية. وبفضل مركزية العمليات التشغيلية على مستوى المجموعة، فإنها تحقق فوائد مماثلة لتقنية المعلومات.
مكتب إدارة المشاريع
يتمثل الهدف الرئيسي لمكتب إدارة مشاريع الشركة في مراقبة تنفيذ برامج المجموعة ومشاريعها لضمان تحقيق استراتيجية الشركة، وذلك من خلال وضع معايير إدارة المشاريع المطلوبة التي من شأنها تعزيز تنفيذ البرامج والمشاريع ودعمها، بالإضافة إلى توفير الأدوات المطلوبة مثل نظام إدارة المشاريع المؤسسية، والتدريب على إدارة المشاريع، وتعزيز تطور مكتب إدارة المشاريع المؤسسي. وخلال عام 2021م، نجح مكتب إدارة مشاريع الشركة في إنجاز ما يلي:
المراقبة والامتثال والإعداد للتقارير الخاصة لأكثر من ستين مشروعًا وبرنامجًا تتضمن:
- تنظيم 8 لجان توجيهية لمكتب إدارة مشاريع الشركة.
- تنظيم الاجتماعات الشهرية واعداد التقارير المتعلقة بمتابعة مستوى التقدم مع الرؤساء التنفيذيين للشركات التابعة.
- إعداد التقارير النصف شهرية لمتابعة مستوى التقدم مع مدراء العموم ورعاة المبادرات.
- إعداد تقارير شهرية حول إدارة التكاليف.
مواءمة استراتيجية الشركة وتشمل:
- إقامة ورشة عمل حول استراتيجية تداول لعام 2025م
- إعداد 10 تقارير عن المبادرات الاستراتيجية
- عقد أكثر من 6 اجتماعات لمواءمة الاستراتيجية
المواءمة ربع السنوية لهيئة السوق المالية/مجموعة تداول السعوديّة والتي تشمل:
- متابعة وإعداد التقارير لأكثر من 60 مبادرة
- تنظيم ثلاث اجتماعات للجنة التوجيهية
- عقد ثلاثة اجتماعات للجنة التنسيقية
- عقد تسعة اجتماعات لفرق العمل
تنظيم البرنامج التدريبي لإدارة المشاريع وعقد جلسات توعوية لمنهجية إدارة المشاريع والأدوات المتعلقة بها
تحسين أدوات وقوالب إدارة المشاريع
ويحرص مكتب إدارة مشاريع الشركة على استئناف جهوده الحثيثة للنهوض ببيئة إدارة المشاريع في مجموعة تداول السعوديّة عبر التخطيط لتحقيق ما يلي في عام 2022م:
- المتابعة والتحقق من امتثال محفظة المشاريع والبرامج لعام 2022م
- إعداد التقارير الدورية عن حالة البرامج والمشاريع ومشاركتها مع أصحاب المصلحة والرؤساء التنفيذيين للشركات التابعة
- التنسيق بين هيئة السوق المالية ومجموعة تداول السعودية للمبادرات المشتركة
- تطوير دليل داخلي لمكتب إدارة مشاريع الشركة
- تنظيم البرنامج التدريبي للإدارة المشاريع
إدارة المشتريات والمرافق
نفذت إدارة المشتريات والمرافق عملية انتقال سلسة لتحقيق التوافق بين عملياتها التشغيلية والهيكلية الجديدة للمجموعة. طرأت بعض التغييرات على صلاحيات القسم ومسؤولياته نتيجة لهذه التغييرات، وتم تقديم تفويض جديد للصلاحيات بالتنسيق مع أقسام الالتزام، والإدارة القانونية، والإدارة المالية والإدارة الجديدة للعمليات في المجموعة. كما حددت اختصاصات لجنة المشتريات التي أنشأت مؤخراً.
تمت مراجعة وتعديل وتحديث المستندات التالية:
- المستندات القانونية، والعقود/المراسلات الخاصة بمجموعة تداول السعوديّة والشركات التابعة لها
- صلاحيات الطلبات وأوامر الشراء، والاستلام في تفويض الصلاحيات وهيكلية جديدة قائمة على نظام "أوراكل"
- تم تعديل جميع تنسيقات المطبوعات بما يعكس توقيعات الإدارة الجديدة، والمعلومات والشعارات الجديدة للشركة.
وقدمت الإدارة الدعم لعدد من التغييرات المرتبطة بشركات المجموعة:
- الدعم اللازم للشركات التابعة للمجموعة كشركة تداول للحلول المتقدمة (وامض) وشركة تداول السعودية (السوق)، من خلال توفير نظام مشتريات متين، وجاهزية العمليات، وتفويض الصلاحيات، إلى جانب تقديم التدريب وتجهيز المساحات المكتبية والمرافق لتوفير جميع سبل الراحة في بيئة العمل.
تساهم إدارة المشتريات والمرافق بشكل رئيسي في دعم مشروع الانتقال إلى مقر المجموعة الجديد. وفي هذا الإطار، تم في عام 2021م إتمام تجهيز التصاميم الداخلية، وطرح طلبات تقديم العروض للمقاول الرئيسي وموردي الأثاث. كما تم الانضمام في عدة شراكات مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة. وسيتم الانتهاء من طلبات تقديم العروض للمصانع والمعدات ذات الصلة بحلول أوائل عام 2022م. محققين بذلك 99% من مؤشرات الأداء الرئيسية المستهدفة لعام 2021م.
وفيما يلي أبرز النقاط الكمية لإنجازات المشتريات في عام 2021م.
- إصدار حوالي 700 أمر وعقد شراء تجاري
- بلغ إجمالي قيمة المشتريات 135.52 مليون ريال سعودي، فيما حققت صفقات الأعمال الجديدة توفيراً سنوياً بنسبة 10% من إجمالي الإنفاق على المشتريات.
أغلقت جميع عناصر التدقيق الخاصة بالمشتريات بنجاح، وقدمت بعد ذلك في النظام. كما عملنا مع إدارة تقنية المعلومات لتطوير عمليات تشغيلية مثل جمع ما تم توفيره لكل مشترٍ، ونوع العقود، وإشعارات المستخدم النهائي، ومعلومات البائع، والعقد، والمتابعة. وأدت هذه التحسينات إلى تحقيق أكثر من 10 نقاط تدقيق، وتعزيز الكفاءات التشغيلية.
وقعت إدارة المشتريات والمرافق مع صندوق تنمية الموارد البشرية لتمكين مجموعة تداول السعودية من استخدام منصة "فرصة" التي تتيح للمنشآت الصغيرة والمتوسطة فرصة إجراء الأعمال التجارية مع المؤسسات الحكومية والشركات الكبيرة في القطاع الخاص، بحيث تمثل حلقة الوصل بينهم. وتأتي هذه المبادرة لتأكيد جهود مجموعة تداول السعودية في دعم الاقتصاد الوطني والشركات الصغيرة والمتوسطة.
الخدمات المشتركة
قامت إدارة الخدمات المشتركة بتوحيد معظم الخدمات التي تقدمها مجموعة تداول السعودية من أجل تحسين العمليات بين الإدارات وضمان تقديم الخدمات بفعالية وكفاءة لتمكين المجموعة والشركات التابعة لها من تحقيق أهدافها الاستراتيجية.
كما قامت إدارة الخدمات المشتركة بمراجعة وتحديث الوثائق المرتبطة باتفاقيات مستوى الخدمة. بالإضافة إلى تحقيق الاستفادة المثلى من التقنيات الحديثة لضمان التميز في تقديم الخدمات والأداء.
التسويق والتواصل المؤسسي
أطلق قسم التسويق بعض المبادرات المرتبطة بالتغيير، والموجهة نحو زيادة الوعي، وقد استهدفت هذه البرامج الجماهير في المملكة العربية السعودية والعالم؛ وتضمنت العمل على المؤتمرات الصحفية، التغطيات الإعلامية، وتطوير حزم الإحاطة لقيادات المجموعة، وتطوير حملات ترويجية على مواقع التواصل الاجتماعي. كما أنه كان لموظفي المجموعة نصيباً من الحملات الترويجية عبر الاتصالات الداخلية والقاعات المجتمعية الداخلية.
كما نفذ قسم التسويق مشروع العلامة التجارية والذي تضمن العمل على تطوير استراتيجية العلامة التجارية، وإخراج هوية مرئية تنسجم مع العلامة التجارية للمجموعة، والشركات التابعة لها.
تم التعاقد مع إحدى الوكالات الدولية للعلامات التجارية للمساعدة في توجيه المشروع، بالتعاون مع اللجنة الداخلية للمشروع، ومجلس الإدارة، وجميع أصحاب المصلحة، وجرى العمل على تطوير استراتيجية وحملة تسويق لإطلاق العلامات التجارية الجديدة، كما تم تطوير خطة طرح لإدارة الانتقال من العلامات التجارية القديمة إلى الجديدة، على الصعيدين الداخلي والخارجي.
تجربة العملاء
بذل فريق تجربة العملاء جهودًا حثيثة على استطلاع آراء العملاء بهدف تحسين رحلة العميل عبر جميع المنتجات والخدمات. وتمكّن الفريق من جمع أكثر من 1400 رأي وملاحظة من العملاء في عام 2021م، حيث تم جمع هذه الآراء والملاحظات من الجهات المُصدرة، والأعضاء، ومزودي المعلومات والمستثمرين، وتعتبر هذه الاستطلاعات التي تم جمعها عاملاً أساسيًا في نجاح مجموعة تداول السعوديّة.
كما أدى فريق خدمة العملاء دورًا هامًا في مساعدة العملاء في الإجابة عن استفساراتهم، حيث تلقّى الفريق 56,143 استفسارًا من العملاء، وتمت معالجتها والاستجابة لها عبر المكالمات، أو البريد الإلكتروني، أو المحادثات المباشرة أو وسائل التواصل الاجتماعي.
حققت تجربة العملاء الإنجازات التالية:
- معدل الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة – 98%
- مستوى الجودة – 97%
- مستوى رضا العملاء – 99%
التوقعات للمستقبل
وتساهم عمليات المجموعة المتكاملة في تنفيذ المبادرات التي تندرج ضمن الركائز الاستراتيجية للمجموعة والمتمثلة في (خدمات الإدراج والتداول، وخدمات المقاصة، وخدمات الإيداع، وخدمات معلومات السوق والمؤشرات، والابتكار والرقمنة، والتوسع الاستراتيجي)، وتشكل حجراً أساسياً في تحقيق مسيرة النمو والتنوع للمجموعة.
تمثل تقنية المعلومات القلب النابض لجميع عملياتنا، ونطمح دائماً لاعتماد أحدث التقنيات وأفضل الممارسات، حيث يتم دراسة عدد كبير من مبادرات إدارتي العمليات وتقنية المعلومات وتحديد أولوياتها وتنفيذها لدعم متطلبات العمل للشركات التابعة الحالية والجديدة للمجموعة.
تمتلك المجموعة القابضة بهيكليتها الجديدة استراتيجية موحدة لتقنية المعلومات وعمليات المجموعة. ويتم توحيد المتطلبات الاستراتيجية لجميع الشركات التابعة وتحديد أولوياتها ووضع الميزانية وتحديد برامج ومشاريع إدارة الجودة لتنفيذها.